Moscow Business School

Менеджмент /

Повышение квалификации. Исполнительный (административный) директор. Курс оперативного управления

В современных условиях экономической и финансовой нестабильности большая ответственность за деятельность административно-хозяйственных обеспечивающих подразделений компании ложится на исполнительного (административного) директора. Степень его полномочий достаточно широка: в них входят организация, контроль, развитие и воплощение в жизнь стратегических замыслов топ-менеджеров в зоне своей ответственности. От того, сколько практических инструментов есть в его арсенале, зависит эффективность деятельности компании.

Программа семинара построена на множестве практических методик, инициатив, решений, освоение которых поможет вам добиваться своих целей, повышая как свою результативность, так и результативность ваших подразделений.

В результате обучения вы:

  • познакомитесь с современным функционалом административно-хозяйственного обеспечения
  • выделите и структурируете задачи административного обеспечения деятельности
  • определите требования к результатам административного обеспечения
  • определите направления повышения эффективности системы управления обеспечивающими подразделениями, разработаете программы повышения эффективности обеспечивающих подразделений в условиях кризисных ожиданий
  • научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
  • узнаете, как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала (бережливый офис)
  • разработаете систему показателей эффективности (KPI) для персонала ваших подразделений
ПРОГРАММА

День 1

Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса

  • Основные элементы системы управления
  • Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
  • Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
  • Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
  • Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
  • Требования к исполнительному (административному) директору в условиях кризиса

Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора

  • Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
  • Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
  • Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
  • Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
  • Организация работы с подрядчиками
  • Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
  • Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
  • Корпоративные мероприятия и сувенирные программы

Практикум «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»

Экономика в деятельности исполнительного директора

  • Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
  • Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
  • Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
  • Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
  • Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
  • Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
  • Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстаффинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
  • Facility management
  • Fleet management

Практикум «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»

День 2

Организация документооборота в компании

  • Принципы организации документооборота
  • Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госархива, типовая инструкция по делопроизводству
  • Документопоток компании
  • Организация работы секретариата
  • Организация контроля исполнения поручений

Практикум «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»

Регламентация деятельности компании

  • Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
  • Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
  • Организация контроля регламентирующих документов

Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)

Задачи, функционал, зоны ответственности АХО

  • Типовое положение АХО
  • Должностная инструкция начальника АХО
  • Матрица ответственности АХО

Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»

Организация планирования в АХО

  • Планирование состава работ
  • Планирование частоты работ
  • Планирование качества работ
  • Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
  • Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»

Структурирование и организация работы подразделения

  • Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
  • Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
  • Диспетчеризация работ
  • Группировка связанных работ, супервайзеры
  • Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
    • закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
    • закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее

Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода «управление по целям» (management by objectives)»

Контроль подразделений АХО

  • Организация оперативного контроля качества выполнения работ
  • Отчетность служб АХО
  • Отчетность руководителя АХО
  • Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
  • Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

  • Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
  • Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
  • Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
  • Контроль хода выполнения работ
  • Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация работы представительского автотранспорта

  • Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
  • Диспетчеризация работы автотранспорта
  • Критерии выбора автотранспортных средств
  • Контроль деятельности и отчетность
  • Оплата труда и стимулирование водителей
  • Материальная ответственность водителей

День 3

Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений

  • Принципы разработки мотивационных схем персонала
  • Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
  • За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
  • Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
  • Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
  • Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
  • Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто

Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»

Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора

  • Рассмотрение технологии оптимизации процессов
  • Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
  • Виды нотаций для оптимизации процессов

Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»

  • По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
  • C каких процессов начинать оптимизацию?
  • Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?

Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение»

Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»

  • Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
  • Борьба с факторами, отнимающими время
  • Как вести себя в кризисных ситуациях
  • Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
  • Как организовать бережливый офис?
  • Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях

Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»

Выполнение специальных требований

  • Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
  • Надзорные организации и взаимодействие с ними
  • Действия в случае визита надзорных органов

Практикум «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»

ДАТЫ И СТОИМОСТЬ ОБУЧЕНИЯ

Базовая стоимость: 39 900 руб.

Узнайте у вашего менеджера, как получить скидку

В стоимость обучения входят:

Форма обучения:

  • Очный семинар
  • Онлайн семинар

Ближайшие даты проведения:

  • 14 - 16 сентября 2020
  • 23 - 25 декабря 2020
  • 31 марта - 2 апреля 2021
  • 30 июня - 2 июля 2021
  • 15 - 17 сентября 2021
  • 22 - 24 декабря 2021
ПРЕПОДАВАТЕЛИ

Набоков Анатолий Борисович

Кандидат технических наук, старший научный сотрудник, эксперт в области стратегического управления, оптимизации бизнес-процессов, организационного развития, разработки систем мотивации на базе KPI

ОТЗЫВЫ

Понравилось практически все, удобно, практично, хорошие примеры из жизни. Доволен учебой.

Мальченко Сергей Иванович, МАУ ДО СДЮСШОР АВАНГАРД, зам.директора АХЧ, 19 декабря 2018

Очень важным оказалось то, что преподаватель упорядочил мои же собственные знания, которые теперь будет быстрее и эффективнее применять. Проработаны вопросы на которые просила «заострить» внимание. Получены новые знания, безусловно применю в своей работе. Спасибо за теплое общение!

Прошутинская Наталья Альбертовна, ООО ЕКА-процессинг, начальник АХО, 19 декабря 2018

Моменты:
— Доступность подачи материала;
— Отличный обмен опытом с разносторонне развитыми коллегами;
— Многообразие раздаточного материала;
— Наглядные схемы внедрения теории в организацию рабочих процессов;
— Теория перекликалась с практикой;
— Неформальное общение, в том числе на разнообразные темы;
— Призыв к новаторской деятельности и новаторству;
— Расширение кругозора благодаря многогранности поднятых тем.
Спасибо вам за опыт, идеи и вдохновение!

Фёдорова Олеся Михайловна, руководитель группы по администрированию, ООО Линде Инжиниринг Рус, 28 июня 2017

ПОДАТЬ ЗАЯВКУ
   
InstagramYouTubeFacebookVkontakte
Полная версия сайта