Moscow Business School

АХО. Секретариат /

Офис менеджер / администратор офиса

Данную программу можно организовать только в корпоративном или индивидуальном формате. Для консультации заполните форму внизу страницы.

Должностной функционал вашего офис-менеджера требует виртуозности и отличных коммуникативных навыков, ведь ему приходится, помимо всего прочего, заниматься организацией административно-хозяйственной деятельности, выполнять представительские функции и участвовать в поддержании корпоративного стиля. Для успешного выполнения всех этих функций необходимо обучение, дающее недостающий инструментарий и знание норм выполнения этих функций.

В результате обучения вы:

  • поймете основы менеджмента и будете эффективно поддерживать и организовывать работу компании как хороший администратор
  • обеспечите бесперебойную работу офиса и снабжение его всем необходимым
  • научитесь качественно проводить первичную документацию хозяйственных операций
  • разовьете коммуникативные навыки
  • получите инструменты решения конфликтных вопросов
  • будете транслировать и поддерживать положительный имидж компании
  • проявите высокую лояльность и ответственность в работе

Программа семинара:

День 1

Офис-менеджер в структуре организации

  • Квалификационная характеристика офис-менеджера и его должностные обязанности
  • Основные функции офис-менеджера
  • Организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

  • Предметы первой необходимости
  • Планирование и организация ремонтных работ
  • Закупка средств оргтехники и расходных материалов. Конъюнктура рынка офисного оборудования, средств организационной техники, расходных материалов, канцелярских и хозяйственных товаров. Выбор поставщиков
  • Сбор и обобщение заявок
  • Организация питания сотрудников
  • Обеспечение профилактического обслуживания офисного оборудования. Выбор сервисных компаний
  • Примерный перечень работ по техническому обслуживанию офисных помещений. Проведение инвентаризации и учет ее результатов
  • Организация курьерской доставки корреспонденции в структурные подразделения организации и внешним адресатам. Особенности различных способов отправки корреспонденции
  • Планирование поездок. Составление графика использования автомобильного транспорта

Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса

  • Планирование рабочего дня сотрудников секретариата
  • Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам. Работа с обращениями граждан
  • Руководство административно-хозяйственной службой. Оптимизация использования технического персонала административно-хозяйственной службы
  • Планирование и контроль выполнения административно-хозяйственной работы
  • Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
  • Средства и стили общения. Способы воздействия на партнеров по деловому общению. Правила убеждения

Повышение эффективности организационных коммуникаций

  • Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций
  • Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
  • Основы конфликтологии. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта
  • Рациональная организация времени
    • определение приоритетов
    • правила начала, основной части и завершения рабочего дня
    • ускоренный метод Эйзенхауэра

Практикум:

  • Упражнение «Поглотители времени»
  • Определение профиля личности
  • Упражнения по технике речи и стилистике

День 2

Психология имиджа организации. Профессиональный имидж сотрудников

  • Элементы корпоративного стиля
  • Самопрезентация. Формирование первого впечатления
  • Элементы визуального имиджа
  • Культура речи как необходимая составляющая профессионального имиджа
  • Как завоевать внимание и симпатию собеседника

Организация и хозяйственное обслуживание представительских мероприятий

  • Особенности организации презентаций, приема деловых партнеров и делегаций
  • Организация закупки деловых подарков, бизнес-сувениров
  • Обеспечение мероприятий продуктами, контроль их качества
  • Организация корпоративных мероприятий для сотрудников. Формы коллективного досуга, праздничная атрибутика, правила поведения, дресс-код
  • Представительские расходы

Практикум:

  • Работа над мимикой, жестами, интонацией
  • Упражнение «Технология делового общения по телефону»
ЕСТЬ ВОПРОСЫ?
ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ И МЫ СВЯЖЕМСЯ С ВАМИ
   
InstagramYouTubeFacebookVkontakte
Полная версия сайта