Moscow Business School

Менеджмент /

Оперативное управление организацией (Исполнительный / административный директор)

Продолжительность обучения: 99 академических часов.

Состав обучения: очные аудиторные занятия (семинар) и заочное дистанционное обучение (видеокурсы, электронные учебники, рабочие тетради, массив тестов).

В результате обучения вы:

  • выделите и структурируете задачи административного обеспечения деятельности
  • определите требования к результатам административного обеспечения
  • определите направления повышения эффективности системы управления обеспечивающими подразделениями, разработаете программы повышения эффективности обеспечивающих подразделений в условиях кризисных ожиданий
  • научитесь организовывать свою работу с требуемым уровнем качества, оставаясь при этом в рамках выделенного бюджета
  • узнаете, как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала (бережливый офис)
  • разработаете систему показателей эффективности (KPI) для персонала ваших подразделений

Программа семинара:

Очный формат

Тренеры: Набоков Анатолий Борисович

Расписание: с 10:00 до 17:30

Программа семинара

День 1

Система управления и административное обеспечение

  • Основные элементы системы управления
  • Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
  • Цели и задачи административного обеспечения
  • Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
  • Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
  • Требования к исполнительному (административному) директору в современных экономических условиях

Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора

  • Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
  • Организация функционирования подразделений обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
  • Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
  • Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
  • Организация работы с подрядчиками
  • Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
  • Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
  • Юридическое обеспечение
  • Корпоративные мероприятия и сувенирные программы

Практикум: «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»

Экономика в деятельности исполнительного директора

  • Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
  • Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
  • Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
  • Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
  • Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
  • Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстафинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
  • Facility management
  • Fleet management

Практикум: «Участники разрабатывают программу сокращения затрат для своих подразделений, разрабатывают алгоритм вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»

День 2

Организация документооборота в компании

  • Принципы организации документооборота
  • Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госахива, типовая инструкция по делопроизводству
  • Документопоток компании
  • Организация работы секретариата
  • Организация контроля исполнения поручений

Практикум: «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»

Регламентация деятельности компании

  • Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
  • Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
  • Организация контроля регламентирующих документов
  • Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 к корпоративным документам

Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)

Задачи, функционал, зоны ответственности АХО

  • Типовое положение АХО
  • Должностная инструкция начальника АХО
  • Матрица ответственности АХО

Практикум: «Разработка типовых задач и функционала АХО»

Организация планирования в АХО

  • Планирование состава работ
  • Планирование частоты работ
  • Планирование качества работ
  • Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
  • Бюджетирование хозяйственной деятельности

Практикум: «Составление годового и месячного плана АХО. Бюджетное планирование в АХО»

Структурирование и организация работы подразделения

  • Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
  • Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
  • Диспетчеризация работ
  • Группировка связанных работ, супервайзеры
  • Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
    • закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и проч.
    • закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и проч.

Практикум: «Разработка структуры АХО на базе подхода „управление по целям“ (management by objectives)»

Контроль подразделений АХО

  • Организация оперативного контроля качества выполнения работ
  • Отчетность служб АХО
  • Отчетность руководителя АХО
  • Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
  • Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Практикум: «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»

Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях

  • Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
  • Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
  • Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
  • Контроль хода выполнения работ
  • Поддержание презентабельного состояния офиса

Организация работы представительского автотранспорта

  • Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
  • Диспетчеризация работы автотранспорта
  • Критерии выбора автотранспортных средств
  • Контроль деятельности и отчетность
  • Оплата труда и стимулирование водителей

Выполнение специальных требований

  • Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
  • Надзорные организации и взаимодействие с ними
  • Действия в случае визита надзорных органов

Практикум: «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»

День 3

Организационное развитие

  • Задачи функции организационного развития
  • Способы совершенствования деятельности и изменений
  • Инструменты организационного развития
  • Внедрение изменений: процедуры, сложности
  • Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для подразделений административного (исполнительного) директора

Практикум: организация и внедрение проекта организационных изменений «Разработка показателей эффективности KPI для руководителей и персонала подразделений слушателей»

Юридическое обеспечение

  • Задачи и функции юридического обеспечения деятельности
  • Формы организации юридической службы
  • Оплата труда и стимулирование

Архивная деятельность

  • Задачи архивации документов
  • Порядок и нормативы хранения документации
  • Каталогизация и использование корпоративных информационных систем

Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»

  • Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
  • Борьба с факторами, отнимающими время
  • Как вести себя в кризисных ситуациях
  • «Бережливый офис» — как правильно организовать борьбу с потерями в офисе, увеличить производительность труда персонала

Практикум: разработка программы борьбы с потерями — «Бережливый офис»

Принципы разработки системы мотивации подразделений административного (исполнительного) директора

  • Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
  • Как определять соотношение постоянной и переменной части зарплаты
  • За что платить постоянную часть заработной платы
  • Методика определения переменной части заработной платы на базе KPI . Как персонал должен зарабатывать переменную часть

Практикум: «Участники разрабатывают несколько вариантов мотивационных схем для персонала своих подразделений»

Дистанционный формат

Состав продукта дистанционного обучения: видеокурсы, электронные учебники, рабочие тетради, массив тестов.

Преподаватели: Бурякова Елена Сергеевна, Дугина Ольга Александровна, Ильдеменов Андрей, Смирнова Наталья Юрьевна, Фридман Александр Семенович, Черемных Олег Станиславович

Программа

Курс «Особенности оперативного управления»

  • По каким критериям оценивать себя как руководителя
  • Что такое успешная коммуникация и как управлять поведением подчиненных
  • Как находить оптимальное распределение ресурсов, необходимых для достижения целей
  • Как понять собственные барьеры, мешающие делегировать задачи и ответственность другим
  • Как построить эффективную систему бюджетирования и управленческого учета
  • Инновации и нестандартные подходы к эффективному управлению бизнесом

Преподаватели: Дугина Ольга Александровна, Фридман Александр Семенович, Ильдеменов Андрей Сергеевич, Черемных Олег Станиславович

Курс «Регулярный менеджмент: современный подход к управлению компанией»

  • Планирование и управление
    • технологии оперативного управления подчиненными
    • технологии оперативного управления рабочими процессами
  • Что мешает эффективно руководить
    • почему руководители не любят руководить и предпочитают работать
    • как избавится от этой вредной привычки
  • Регулярный менеджмент
    • что такое регулярный менеджмент
    • необходимые составляющие регулярного менеджмента
    • как осуществить постановку регулярного менеджмента в компании
    • какие трудности ждут на пути внедрения регулярного менеджмента, и как их преодолеть
  • Препятствия на пути эффективности
    • основные заблуждения руководителей
    • типичные ошибки руководителей в процессе принятия решений
  • Опасности быстрой реакции. Почему следует удержаться от немедленной реакции на проблему
  • Как будут реагировать подчиненные на новые привычки шефа
    • как заставить сотрудников слушаться
    • как превратить их в единомышленников и при этом не растерять команду
  • Синхронизация работы
    • как скоординировать стратегические задачи компании
    • как скоординировать оперативные действия подразделений

Преподаватель

Фридман Александр Семенович

Курс «Разработка управленческих решений»

  • Фазы управленческого цикла
  • Управленческое решение
  • Ситуации необходимости принятия управленческих решений
  • Ситуации для разработки управленческого решения
  • Типы решений
  • Виды решений
  • Характеристики результативного управленческого решения

Преподаватель

Бурякова Елена Сергеевна

Бизнес-консультант, бизнес-тренер с 1996 года, кандидат психологических наук

Курс «Этапы принятия управленческого решения»

  • Этап 1. Подготовка к принятию решения
    • психологические ловушки при подготовке решения
    • метод плюс-минус-интерес (ПМИ)
  • Этап 2. Выработка / принятие решения
    • факторы, влияющие на процесс принятия решения
    • личностные оценки руководителя
    • среда принятия решения
    • поведенческие ограничения
    • негативные последствия
    • взаимозависимость решений
    • факторы, определяющие поведение руководителя при принятии решения
    • стили принятия решения по В. Врум и Ф. Йеттон
    • схема проведения мозгового штурма
    • метод принятия решений
    • метод Дельфи
    • метод номинальной группы
    • типичные ошибки
    • постановка задач перед подчиненными
    • правила формулирования задачи
    • основные принципы постановки задач подчиненным
    • документы, ограничивающие полномочия
  • Этап 3. Реализация решения
    • типы и использование вопросов
    • использование выявленных потребностей
    • типы сотрудников
    • карта ключевых событий
  • Этап 4. Оценка. Обратная связь
    • решение о корректирующих действиях
    • уровень готовности
    • отличия делегирования от постановки задач
    • основные правила делегирования для руководителей
    • 5 зон делегирования
    • принципы делегирования
    • причины нежелания руководителей делегировать полномочия
    • требования к руководителю при делегировании

Преподаватель

Бурякова Елена Сергеевна

Бизнес-консультант, бизнес-тренер с 1996 года, кандидат психологических наук

Курс «Практические инструменты повышения эффективности бизнес-процессов»

  • Базовые понятия и принципы процессного управления
  • Классификации бизнес-процессов, подходы к выделению cтратегически значимых процессов
  • Когда можно выводить отдельные процессы на аутсорсинг
  • Инструменты описания бизнес-процессов и сбора информации о процессе
  • Расчет индекса проблемности процессов
  • Бенчмаркинг процессов
  • Основные препятствия к изменению бизнес-процессов
  • Анализ степени взаимодействия процессов при выборе процессов для последующей оптимизации
  • Показатели эффективности процесса (KPI), критерии их выбора
  • Процессные регламенты
  • Оценка / проектирование стоимости бизнес-процесса
  • Этапы построения процессной системы управления

Преподаватель

Смирнова Наталья Юрьевна

Бизнес-тренер, консультант в области организационного управления. Автор более 10 статей в газетах и журналах: «Учет. Налоги. Право», «Консультант», «Элитный персонал», «Консультант директора», «Юридический справочник руководителя». Автор одного из лучших решений кейса E-xecutive опубликованного в журнале «Секрет фирмы». Финалист Procter & Gamble Case competition 2006 совместно с Instituto de Empresa.

ПРЕПОДАВАТЕЛИ

Набоков Анатолий Борисович

Кандидат технических наук, старший научный сотрудник, эксперт в области стратегического управления, оптимизации бизнес-процессов, организационного развития, разработки систем мотивации на базе KPI

ОТЗЫВЫ

Особая благодарность Набокову А.Б., за проведение семинара.

Матюшенко Сергей Викторович, исполнительный директор, ООО «МБС Интеллект Сервисес», 6 марта 2014

Замечательный семинар! Много нового и полезного. Получилось найти инструменты для улучшения и оптимизации существующих бизнес-процессов. Спасибо большое преподавателю Набокову Анатолию Борисовичу!

Лобунец Оксана Анатольевна, административный директор, ОАО НЭО Центр, 6 марта 2014

Очень познавательный для меня семинар, применим в нашей компании. Доступная и интересная подача информации.

Крепкова Надежда Михайловна, начальник управления делами, ООО УК Трансюжстрой, 6 марта 2014

Хочется особо отметить работу преподавателя за огромное информационное поле по теме, из которого можно систематизировать каждому слушателю по своим отраслям. Все доступно и наглядно.

Пряшникова Ольга Николаевна, административный директор, ООО «Деловые Медиа», 10 октября 2013

Отличный семинар, предоставлены знания сверх ожидаемых. Мотивирован к дискуссиям, позволяющим проводить анализ того, что сделано и что необходимо реализовать, с целью эффективной реализации себя как профессионала в административной деятельности.

Михайлова М.О., руководитель аппарата, 10 октября 2013

Большое спасибо тренеру за проведенную работу. Первый раз на тренинге, где дается в раздатке столько полезной и прикладной информации. Уверена, что благодаря накопленному опыту и знаниям Анатолия Борисовича, смогу многое внедрить в компанию.

Тютюнникова Т.В., административный директор, «ИСКЧ», 10 октября 2013

Огромная благодарность Анатолию Борисовичу. Много интересных и полезных идей, тема раскрыта по максимуму. Раздаточный материал оправдал ожидания более чем.

Фладт Е.В., административный директор, ООО «Мебельная фабрика Мария», 10 октября 2013

Замечательный семинар. Доступная лекция. Большое информационное наполнение. Отличный тренер.

Ильчин Сергей, административный директор, 10 октября 2013

Ориентация на слушателей, гибкость и высочайшая компетенция Набокова А.Б. Спасибо!

Симонович Ирина, 10 октября 2013

Большое спасибо, материал доступен и понятен, поэтому полученные знания и навыки буду применять в своей работе. Отличное впечатление. До скорой встречи!

Семенова Наталия Алексеевна, административный директор, «Золотов», 10 октября 2013

ПОДАТЬ ЗАЯВКУ
   
InstagramYouTubeFacebookVkontakte
Полная версия сайта